Chi phí in áo đồng phục công ty nhỏ: đếm đúng để khỏi lố

Ở nhiều quán nhỏ, cảnh nhân viên mới vào rồi mỗi người mặc một kiểu áo khác màu khá phổ biến. Khách bước vào không biết ai đang phục vụ, ai đang giữ kho. Đó thường là lúc chủ bắt đầu nghĩ đến chuyện in áo đồng phục công ty. Nhưng phần khó nhất hiếm khi là chọn kiểu áo. Phần khó là tính tiền sao cho không bị vượt ngân sách giữa chừng.

Vì sao chi phí đồng phục hay bị đội lên

Đội ngũ chúng tôi nhận rất nhiều câu hỏi giống nhau từ các chủ quán nhỏ: làm đồng phục thì tốn bao nhiêu cho đủ? Câu trả lời không nằm gọn trong một con số. Chi phí được chia thành nhiều khoản nhỏ rải rác. Nhìn riêng từng khoản thì không đáng kể, nhưng cộng lại thì khá nặng.

Chúng tôi từng gặp một trường hợp khá điển hình. Một quán có năm người, đầu tháng tuyển thêm hai bạn. Chủ đặt áo cho năm người cũ, rồi hai bạn mới vào lại phải đặt thêm một đợt riêng. Đợt sau thường đắt hơn vì số lượng ít. Màu vải lô sau còn có khi hơi lệch so với lô trước. Đây là kiểu phát sinh mà chủ quán thường không lường trước được.

Những khoản nhỏ hay bị bỏ sót gồm phí thiết kế, phí phim in và phí chạy mẫu thử. Phim in là khuôn dùng để lên hình áo. Mỗi màu cần một khuôn riêng, nên càng nhiều màu thì khoản này càng nhân lên. Còn chạy mẫu thử là in thử một chiếc để duyệt trước khi in cả lô. Nghe thì nhỏ, nhưng bỏ qua bước này rất dễ phát sinh lỗi, mà sửa lại thì tốn kém.

Đồng phục làm đúng cách giúp cả nhóm trông gọn gàng, khách nhận ra nhân viên nhanh hơn, và hình ảnh một cơ sở kinh doanh nghiêm túc cũng đáng tin hơn. Khoản chi đó hoàn toàn xứng đáng, miễn là bạn biết mình đang trả cho điều gì.

Đếm đúng số người mặc trước khi hỏi giá

Đây là bước nhiều người bỏ qua nhất, nhưng cũng là bước quyết định nhất. Trước khi xin báo giá, bạn cần biết chính xác sẽ có bao nhiêu người mặc. Đừng chỉ đếm người đang làm hiện tại. Nên cộng thêm khoảng 10 đến 15% dự phòng cho nhân viên mới trong vài tháng tới. Nghe có vẻ dư, nhưng đặt lẻ một hai cái sau này thường vừa đắt vừa chậm.

Về size, bạn nên lập một bảng đơn giản theo chiều cao và cân nặng của từng người. Bảng này không cần đẹp, chỉ cần đủ để người bán không phải đoán. Có một đơn chúng tôi từng làm, cả nhóm đo bằng cảm tính, kết quả là gần một phần ba áo phải đổi. Đổi trả không chỉ tốn tiền mà còn mất cả tuần chờ đợi.

Cuối cùng là gom đơn một lần. Đặt rời rạc nhiều đợt khiến bạn mất lợi thế giá, vì số lượng càng đông thì giá mỗi cái càng thấp. Nếu biết trước sẽ tuyển thêm người trong quý, hãy chờ gom đủ rồi đặt một lần.

Chọn chất liệu theo việc người mặc phải làm

Cotton 100% mềm, thoáng và hợp với văn phòng nhỏ hoặc cửa hàng có điều hòa. Nhưng nếu nhân viên phải đứng nắng hay đi lại nhiều, cotton dễ thấm mồ hôi và lâu khô. Sau vài tiếng, áo sẽ nặng và khó chịu.

Với đội bán hàng chạy xe hoặc làm việc ngoài trời, vải thun lạnh và vải PE thường phù hợp hơn. PE nhẹ, khô nhanh, tuy đôi khi cảm giác bí hơn cotton. Dù chọn loại nào, bạn cũng nên để người thật mặc thử vài tiếng trước khi chốt.

Đừng chỉ nhìn tờ mẫu. Hãy hỏi về độ bền giặt và độ phai màu. Giặt qua mười lần, áo còn giữ màu không, logo có bong tróc không? Những điều này quyết định bộ đồng phục dùng được một năm hay chỉ vài tháng.

Kiểu in nào hợp số lượng và ngân sách

In lụa là kiểu phổ biến nhất. Mực được ép qua khuôn lưới lên áo, màu bám chắc và khá bền khi giặt. In lụa hợp với số lượng lớn vì phí phim chỉ trả một lần. Đơn càng đông, giá trung bình mỗi cái càng giảm rõ rệt.

Đơn ít, hoặc logo có nhiều chi tiết màu, thì in chuyển nhiệt hay in decal thường linh hoạt hơn. Chuyển nhiệt là ép hình lên áo bằng nhiệt, không tốn phí phim nên hợp đơn nhỏ. Tuy vậy, hình có thể kém bền hơn khi giặt nhiều lần.

Một mẹo thực tế là hạn chế số màu in. Mỗi màu thêm vào là thêm một lần phí phim và thêm một bước căn chỉnh. Giữ logo ở hai đến ba màu vẫn rõ ràng và gọn gàng, nhưng tiết kiệm đáng kể.

Thiết kế đơn giản vẫn ra dáng chuyên nghiệp

Đồng phục đẹp không cần nhiều chi tiết. Một logo chính và một dòng tên thương hiệu là đủ. Thêm họa tiết chỉ làm áo rối mắt và đẩy giá lên, trong khi khách cũng không nhớ hết được. Logo chính nên đặt ở ngực trái, dễ nhìn khi nhân viên đứng giao tiếp. Dòng tên thương hiệu hoặc tên cửa hàng đặt ở lưng sẽ giúp nhận diện từ xa.

Màu chủ đạo nên bám theo màu thương hiệu, chọn hai đến ba màu là vừa. Quá nhiều màu dễ khiến cả nhóm trông rối, còn quá ít thì khó tạo điểm nhấn. Khi nhân viên đứng cạnh nhau, sự đồng bộ về màu và vị trí logo chính là thứ tạo cảm giác chỉn chu.

Khi cần dựng trang web cho cửa hàng nhỏ, nên tìm đơn vị có hợp đồng rõ ràng và bảo hành, tham khảo dịch vụ thiết kế web của MONA Media.

Đồng phục giúp khách nhận ra nhân viên ngay từ cửa

Khách hàng không có thời gian đoán ai là nhân viên. Khi cả nhóm mặc đồng bộ, họ biết ngay nên hỏi ai. Chúng tôi từng thấy một quán cà phê nhỏ, sau khi đổi sang đồng phục, lượng khách hỏi đường và hỏi giá tăng rõ, vì họ dễ dàng nhận ra người đang làm việc.

Ngày khai trương, dịp lễ hay hội chợ là lúc đồng phục phát huy tác dụng rõ nhất. Mặc đồng bộ trong những ngày đông khách giúp không khí chỉn chu và đáng tin. Khi giao hàng tận nhà, shipper mặc áo có logo cũng khiến khách yên tâm hơn nhiều.

Những khoản phát sinh hay bị quên khi báo giá

Trước khi chốt, hãy hỏi rõ phí thiết kế có tính riêng không. Tiếp đó hỏi phí phim có tính theo số màu không, và phí chạy mẫu thử đã nằm trong báo giá chưa. Có nơi báo giá rất thấp, nhưng khi cộng thêm các khoản này, tổng tiền có thể lên gần gấp đôi. Vì vậy, đừng so đơn giá suông mà hãy so tổng tiền đã bao gồm đủ các khoản.

Thời gian giao hàng cũng nên chốt ngay từ đầu. Nếu bạn cần áo trước một dịp cụ thể mà chậm vài ngày, mọi thứ sẽ rất gấp gáp. Với dịp quan trọng, nên đặt trước ít nhất hai đến ba tuần để còn thời gian kiểm tra và sửa nếu cần.

Và luôn kiểm tra mẫu thử, tức sản phẩm thật, trước khi thanh toán đợt lớn. Lỗi màu hay lỗi size lộ ra sau khi đã in cả lô là chuyện rất khó xử lý.

Giữ đồng phục bền đẹp để dùng được lâu

Giặt áo bằng cách lộn trái và không dùng nước quá nóng. Nhiệt độ cao là nguyên nhân chính khiến logo bong và màu xỉn đi. Phơi trong bóng râm thay vì phơi nắng gắt, vì nắng trực tiếp làm mực bạc nhanh hơn nhiều.

Nên có kế hoạch thay mới theo quý hoặc theo năm. Áo cũ bạc màu sẽ làm hình ảnh cửa hàng xuống cấp, dù bạn không nhận ra mỗi ngày. Lên lịch sẵn giúp việc thay áo không bị gấp và không làm đội chi phí đột ngột.

Chọn đơn vị in áo để có báo giá tốt

Đừng chỉ hỏi một nơi. Nên so sánh báo giá từ vài đơn vị, và ưu tiên nơi có mẫu thực tế để bạn sờ tận tay chất vải và xem màu in. Ảnh trên mạng thường khác khá nhiều so với áo thật.

Hãy hỏi kỹ chính sách đổi trả. Nếu in sai màu hay sai size thì ai chịu trách nhiệm, và đổi được trong bao lâu? Nhiều người ngại hỏi câu này, nhưng hỏi sớm sẽ tránh được rắc rối lớn về sau.

Nên chọn đơn vị có kinh nghiệm với đồng phục cho công ty nhỏ, vì họ hiểu nhu cầu của đơn vị vừa và nhỏ. Một bên tư vấn tận tình, chỉ bạn chọn chất liệu và kiểu in hợp túi tiền, sẽ giúp bạn tiết kiệm hơn là chạy theo giá rẻ nhất. Bạn có thể xem mẫu và báo giá tại in áo đồng phục công ty tại Đồng phục Phú Quý để so sánh với các nơi khác trước khi quyết định.

Chuẩn bị chu đáo từ những việc nhỏ thường giúp mọi việc trôi chảy hơn, kể cả những buổi gặp mặt nội bộ. Khi cần lên kế hoạch cho một buổi tiệc nhỏ, bạn có thể tham khảo cách chọn bánh, nến và giờ cắt bánh cho tiệc sinh nhật trẻ để buổi tiệc gọn gàng hơn.

Những thắc mắc thường gặp khi tính chi phí đồng phục

Đặt in đồng phục cho nhóm 10 người cần chuẩn bị bao lâu?

Thông thường khoảng hai đến ba tuần, tính từ lúc chốt mẫu và duyệt bản in. Nếu có dịp cụ thể, bạn nên đặt sớm hơn để còn thời gian kiểm tra mẫu thử và sửa nếu cần thiết.

Nên in bao nhiêu cái để không thiếu mà cũng không thừa?

Đếm số người thật sự mặc rồi cộng thêm 10 đến 15% dự phòng là hợp lý. In thừa một ít thường đỡ hơn thiếu và phải đặt lẻ, vì đợt lẻ vừa đắt vừa dễ lệch màu so với lô trước.

Áo in lụa hay in chuyển nhiệt bền hơn khi giặt nhiều?

In lụa thường bền hơn khi giặt nhiều lần, vì mực thấm vào sợi vải chắc hơn. In chuyển nhiệt phù hợp đơn nhỏ và hình nhiều chi tiết, nhưng nên giặt nhẹ tay để giữ hình lâu.

Có cần thiết kế riêng hay dùng mẫu sẵn được không?

Mẫu sẵn rẻ và nhanh, hợp nhóm nhỏ muốn gọn nhẹ. Thiết kế riêng đẹp và đúng thương hiệu hơn nhưng tốn thêm phí và thời gian. Nếu ngân sách eo hẹp, bạn có thể bắt đầu bằng mẫu sẵn rồi thêm logo riêng về sau.

Chi phí đồng phục không khó tính nếu bạn đếm đúng số người, chọn đúng chất liệu và hỏi rõ các khoản phát sinh ngay từ đầu. Hãy làm từng bước một, đừng vội chốt khi chưa thấy mẫu thật. Nếu đang cân nhắc, cứ bắt đầu bằng việc đếm người, rồi gọi hỏi hai ba nơi, sau đó so sánh tổng tiền thay vì chỉ nhìn đơn giá.